La mayoría de las empresas confían en softwares para compartir archivos y garantizar la comunicación efectiva y la transferencia de documentos confidenciales dentro de sus oficinas. Pero ahora también dependen en gran medida de Internet para el almacenamiento y la comunicación de archivos.
Ciertamente, los servicios para compartir archivos vienen con varios beneficios, como la capacidad de transferir archivos más grandes. Sin embargo, la facilidad con la que los archivos se pueden compartir dentro del entorno de la oficina los hace vulnerables a las amenazas.
¿Cómo puede evitar que sus archivos sean transferidos a personas no autorizadas? Y, como propietario de un negocio, ¿Qué puede hacer para asegurarse de que su empresa no corra el riesgo de que sus documentos confidenciales se vean comprometidos?
son dos preguntas que le ayudaremos a resolver con los siguientes tips.
1. Crea conciencia a tus colaboradores sobre el riesgo involucrado en el intercambio de archivos.
La conciencia es clave para garantizar la seguridad. Por eso, lo primero que debes hacer es informar a todo el equipo sobre los riesgos a los que se enfrentan cuando comparten archivos o usan software para compartir archivos. Puedes configurar sistemas sofisticados con seguridad blindada, pero si los usuarios no tienen idea de por qué los instaló, tu empresa seguirá siendo vulnerable.
Paul Kubler, experto en ciberseguridad y examinador forense digital de LIFARS, dijo a Digital Guardian que, junto con la capacitación regular de sus empleados sobre los riesgos involucrados, los líderes deberían estar bloqueando los centros de intercambio no aprobados que pueden usarse para filtrar información de la compañía. Además, para asegurarse de que están protegidos, los empleados deben ser educados acerca de la seguridad en general.
Informa a los miembros de tu personal sobre los peligros a los que se enfrentan cuando comparten documentos de la oficina. Todos los colaboradores tienen un papel importante que desempeñar en la promoción de la seguridad de la empresa. Por lo tanto, hazles saber por qué es importante que estos archivos no caigan en las manos equivocadas.
2. Conoce quién tiene acceso a los archivos en la nube
El almacenamiento en la nube hace que los documentos estén disponibles para cualquier persona que los necesite en tu oficina. Dado que los documentos se almacenan en la nube, no tienes que preocuparte de que tus archivos se pierdan o preocuparse por cómo recuperarlos.
El almacenamiento en la nube como Google one o Dropbox le permite compartir un archivo con un colega en el trabajo a través de un enlace directo al documento en la nube o acceder a ese archivo a través del correo electrónico. Esto es útil y conveniente. Pero debe asegurarse de compartir el enlace únicamente con los destinatarios autorizados. Para mejorar la seguridad, es posible que deba actualizar a Dropbox Professional. Esto le permite establecer permisos para que las personas autorizadas puedan acceder por medio de los enlaces a los archivos almacenados.
Existen otros sistemas de almacenamiento de archivos basados en la nube que le permiten establecer y administrar permisos para acceder a archivos dentro del sistema. Box, por ejemplo, es un sistema de almacenamiento de archivos basado en la nube que proporciona múltiples opciones de uso compartido y una función de seguimiento sofisticada para que sepa a quién se le envió el documento, quién lo abrió y quién lo compartió.
3. Actualiza los sistemas que utilizas para compartir archivos
Los desafíos que enfrentan las empresas sobre la seguridad de la información están evolucionando. Es importante que el sistema de intercambio de archivos que utiliza en la oficina combata los desafíos de seguridad que prevalecen.
Comprueba si hay actualizaciones del software de intercambio de archivos que estás utilizando actualmente. Actualiza tus sistemas para administrar y proteger de manera efectiva los archivos confidenciales en la red. Por supuesto, los nuevos sistemas significan otra ronda de capacitación para sus empleados, pero la inversión vale la pena. Por lo tanto, asegúrate de que tu personal esté bien capacitado y familiarizado con el software actualizado.
4. Opta por un sistema integrado en lugar de uno independiente
Un sistema independiente puede proporcionar la seguridad que necesitas, pero solo se limita a una función única, como la seguridad del correo electrónico. Garantizar la seguridad del correo electrónico es solo uno de los varios aspectos de su configuración corporativa que necesitan protección. Aún necesitarás obtener un sistema independiente dedicado a compartir archivos u otro software para bloquear los agujeros que hacen que los archivos en tu oficina sean vulnerables. Sin embargo, si optas por un sistema integrado que garantice una seguridad efectiva en la comunicación en la oficina y el intercambio de archivos, puedes estar tranquilo de que tus documentos confidenciales están seguros.
Los pasos anteriores te ayudarán a mantener seguros los archivos de su empresa y a controlar lo que hacen con ellos. Además, reducirán los riesgos de exposición y vulnerabilidades innecesarias, te permitirán saber a dónde se dirigen tus archivos y controlarán de manera efectiva lo que les sucede.
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